Compliance Management

Was Compliance meint

Der aus Nordamerika stammende Begriff Compliance lässt sich mit Rechtstreue, bzw. Regelkonformität übersetzen.

Inhaltlich wird hierunter die Pflicht des Unternehmers verstanden, für die Einhaltung bindender Verpflichtungen im Unternehmen Sorge zu tragen. Das sind Rechtsnormen (Gesetze, Richtlinien und Verordnungen aus EU, Bund, Land und Kommune) ebenso wie behördliche Zulassungen, Auflagen und Genehmigungen. Bindende Verpflichtungen aus Versicherungs-, Miet-, Dienstleistungsverträgen etc. können eine Rolle spielen und auch kundenspezifische Vorgaben und Anforderungen aus Normen (Produkt- und Systemnormen) sind relevant.

Insgesamt kommt schnell eine 6-stellige Anzahl an Anforderungen aus den unterschiedlichsten Quellen beisammen, welche die Geschäftsführung kennen und bezüglich ihrer Handlungspflichten in der eigenen Organisation umgesetzt haben muss.

Es gilt der Grundsatz: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht

Das bedeutet für die Geschäftsführung konkret, dass sie durchaus im Sinne des Organisationsverschuldens mit ihrem Privatvermögen und in eigener Person haftet, wenn sie sich nicht systematisch um die Einhaltung der bindenden Verpflichtungen kümmert.

Werfen wir einen Blick auf den deutschen Mittelstand und den Umsetzungsgrad ebendieser Thematik, nämlich inwieweit sich die Geschäftsführung / Vorstand eines Unternehmens systematisch mit dem Thema Compliance auseinandersetzt (oder eben auch nicht): Wir erleben in unserer täglichen Praxis häufig, dass in Unternehmen beispielsweise keine Rechts- und Genehmigungskataster vorhanden sind. Auch eine Syndikus-Rechtsanwaltschaft ist selten beauftragt und externe Anwaltskanzleien werden nur sehr sporadisch zum Compliance hinzugezogen. Allenfalls im Falle eingetretener unangenehmer Situationen wird der Ruf nach rechtlichem Beistand laut.

Dabei ist das Erkennen von negativen Verhaltensweisen und die Umsetzung von entsprechenden internen Sanktionen im Unternehmen oft (haftungs-)entscheidend.

Prävention ist der Leitgedanke im Compliance.

Wir unterstützen Sie

Und hierbei unterstützen wir Ihr Unternehmen! Unser Team aus festangestellten Juristen begleitet Sie auf dem Weg zur (Legal-) Compliance.

Wir legen besonderen Wert darauf, einerseits einen pragmatischen Ansatz zu wählen und andererseits die erforderliche Sorgfalt walten zu lassen, ohne in eine Rechtsberatung im rechtlichen Sinne abzudriften. Denn: Eine Rechtsberatung kann nur ein niedergelassener Rechtsanwalt (m/w/d) durchführen oder ein Syndikusrechtsanwalt (m/w/d) für das Unternehmen, für welches er/sie berufen ist.

Rechts- und Genehmigungskataster

Wir setzen mit unseren Leistungen beim Thema des Rechts- und Genehmigungskatasters an.

Im Vordergrund stehen zunächst die Themen:
· Umwelt
· Energie
· Arbeitsschutz
· Datenschutz
· Informationssicherheit
· Nachhaltigkeit

als die klassischen Beratungsfelder der msa-b GmbH und der DIE TOP BERATER. Bei Bedarf erweitern wir die zu betrachtenden Themen nahezu beliebig. Die Anforderungen an den Schienenverkehr können ebenso Anwendung finden wie beispielsweise das Medizinrecht, der Lebensmittelbereich und der Profisport.

Durchführung von (legal) Compliance Audits

Die zutreffenden bindenden Verpflichtungen zu kennen und sich der resultierenden Handlungspflichten bewusst zu sein, ist das eine. Das andere ist die stichprobenartige Prüfung der tatsächlichen Einhaltung.

Zur Übertragung von Unternehmerpflichten und Zuständigkeiten (resultierend eben aus den bindenden Verpflichtungen) gehören nicht nur die Zuweisung von Maßnahmen, Terminen und Verantwortlichkeiten, sondern auch die Prüfung, ob die angewiesenen Aufgaben auch tatsächlich umgesetzt werden.

Ein Werkzeug hierzu sind Compliance Audits, welche durch uns als eine unabhängige und objektive Stelle systematisch und wiederkehrend durchgeführt und durch ausführliche Berichte nachweislich dokumentiert werden. Gerne unterstützen wir Sie als Team auch bei der Planung und Nachbereitung.

Erst wenn die Compliance Audits mit positiven Ergebnissen abgeschlossen werden, kann sich die Schlinge um den Hals der Geschäftsführung hinsichtlich der persönlichen Haftung lösen.

Compliance Managementsystem (CMS) gemäß ISO 37301:2021

Rechtstreue und Regelkonformität sind kontinuierlich sicherzustellen.

Nicht nur bei größeren Kapitalgesellschaften stellen die Stakeholder (Beirat, Aufsichtsrat, BaFin, Gesellschafter, …) weitergehende Anforderungen an die Compliance des Unternehmens. Ohne funktionierendes Managementsystem, welches die Compliance-Anforderungen konkret und systematisch erkennt, bewertet und umsetzt, sind die Hürden zur Umsetzung von Regelkonformität im gesamten Unternehmen kaum zu überwinden.

Häufig wird Compliance auch als Gesamtheit aller betrieblichen Maßnahmen verstanden, welche das regelkonforme Verhalten aller Beschäftigten sicherstellen soll. Durch ein funktionierendes Compliance Management gemäß ISO 37301:2021 können präventiv Verstöße verhindert werden.

In der Rechtsprechung wurde schon vor längerer Zeit vom Bundesgerichtshof eine Entwicklung angestoßen, die die Installation eines funktionierendes Compliance-Management-Systems bei der Bemessung von Geldbußen berücksichtigt (BGH 1 StR 265/16 – Urteil vom 9. Mai 2017).

Hier werden die Grundlagen der ISO 37301:2021 interessant

Die ISO 37301 folgt der sogenannten High Level Structure und ist damit in der Nomenklatur einheitlich zu Normen wie ISO 9001, ISO 14001, etc. Normen also, die klassisch in Unternehmen bereits Anwendung finden. „Plan – Do – Check – Act“ ist also auch für das Compliance Management markant.

Die Integration in bestehende Managementsysteme ist komfortabel realisierbar und da wir als Dienstleister seit fast 40 Jahren Integrierte Managementsysteme implementieren und pflegen, sind wir in Verbindung mit unserer eigenen Rechtsabteilung mit zertifiziertem Compliance Officer/Compliance Manager auch ein guter Partner im Bereich Compliance Management Systeme. Die Compliance-Zertifizierung nach ISO 37301:2021 ist der finale Schritt auf dem Weg zur (Legal-) Compliance.